随着计算机技术的迅猛发展，建立高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。工商行政管理部门负责国有、民营、外资企业的注册登记工作，保存着积累多年、数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案资料。工商行政管理机关在日常的企业注册登记、企业监督管理、违章违法案件查处等工作中，经常需要查阅企业的原始档案资料。同时，公检法机关、律师事务所等单位以及社会各界也经常到工商部门查阅企业档案的原始资料。

　　各省市工商局为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案电子化管理。档案电子化管理就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。

　　我们在同多家工商行政管理部门合作调研的过程中，深深感受到传统的档案管理模式存在着诸多问题。

 
　●企业档案经常被查询人员反复的查询、翻看和复印，面对每天的大量的查询人数，难以永久的保存原件

　　在工商行政管理部门当中，对于一份完整的企业档案，无论是变更、注销还是被吊销，它并不象普通的文书档案一样可以在一定时期后进行上报，然后销毁，而是要求被永久的保存，这一要求必然和传统的档案管理方法矛盾。因为对于工商部门管理的企业档案来说，每天都要有大量的人员来查询，而一份企业档案的查询，首先是要被档案管理人员调出，接着要经过查询人员的反复翻看，在多数情况下最后是被复印，而在这样的管理方法下要想永久地保存一份档案几乎不可能。在经济飞速发展的今天，对于不断增加的企业档案和每天大量的查询人数来说，人工管理档案是一种浪费人力和不安全的解决方法。所以通过现代化手段管理档案便应运而生。对于现在平均每天几十甚至上百人次的查询来说，一份要永久保存的档案，经常性的机器复印和人的触摸很容易会使原件模糊和遗失。

　　●工商管理部门面对的来自公安、检查院、法院等单位的查询用户，档案检索调档，手续烦琐且费时费力

　　随着信息化产业的飞速发展，传统意义上的档案管理手段已不适应于飞速发展的今天，报纸、广播已不再是信息传播的唯一途径，取而代之电视、互联网在人们的生活中已越来越重要，而要想在这些媒介上传播，本行业就必须走信息化的道路。而对于工商行政管理部门来说，需要经常在媒体上将开业、变更、注销、吊销的企业公布出来，而在传统的传媒介质（如报纸、广播）中都好解决，但要在网上公布，就必须把自己的信息数字化。当今，随着政府上网的力度加大，必将带动全行业的网上办公，网络重要性在生产、生活中已致关重要，而档案的查询也必将要通过上网来解决。对于工商局来说，它所面对的查询用户主要是来自公安、检查、法院的办公人员以及律师，常此以来的查询方法不仅手续烦琐，而且费时费力，这些都是查询人员所深深感受到的。在解决了档案数字化以后，可将处理过的信息档案挂接到网上，通过授权用户权限的方式，将信息共享，这样会使双方的烦琐都大大的减少。

　　●改革深入、人员精简，档案工作的计算机化，档案信息数字化势在必行

　　随着政府机构改革的深入，政府的办公人员将被大量的削减，以前人们已经习惯了的工作方式将被打破，而新的工作模式将逐渐形成。减员增效已不光只挂在企业领导者的嘴上，而随着办公现代化的推广也必将带来高节奏，高效率的工作。对于档案的管理工作来说，打破传统的管理方式势在必然，以前四、五个人完成的工作，现在也许只需一个人来完成，这就要求以前大量的手工工作，现在要通过计算机来完成，而计算机设备的优势就在于它可以通过软件将硬件连接起来，通过大容量的存储设备配以大型数据库软件对数据进行大容量、高速度的处理，对于几万份甚至十几万份的档案，几百万页的原件来说，就需要一个好的解决办法。为了提出一个真正贴近档案部门实际业务的企业档案管理方案，我们对工商管理部门的实际业务需求进行了详细调研分析。

　　通过调研我们总结出一套适合工商局实际工作需要的企业档案数字化管理系统。包括计算机网络软硬件平台、存储系统、工商企业档案管理软件、现有企业档案的电子化采集与处理等部分。
(详细方案请来电咨询0757-85299799)

　小结

　　工商企业档案电子化系统的建立，不仅能快速查阅到企业的档案资料，还应用于工商行政管理的各项业务中，大大提高了工作效率，缩短了办理企业营业执照的时间，加强了工商行政管理部门对企业的监督管理工作。各市工商行政管理部门都能通过内部Intranet查阅到企业资料，能迅速及时地处理消费纠纷和查处经济案件，维护了消费者权益。同时，对社会的有偿服务也取得了良好的经济效益，几年内即可收回投资。随着效益的日渐显现，全国的工商企业档案电子化系统将逐步建成。